Задачи и функции общего отдела комитета

Основными функциями отдела являются:

Работа с корреспонденцией:

1) осуществление первоначальной обработки, регистрации служебных

документов и учетно-справочной работы по документам (в том числе и в электронном виде);

2) обработка поступающей корреспонденции, подготовка проектов поручений председателя комитета;

3) организация своевременного рассмотрения и подготовки поступающих служебных документов;

4) передача служебных документов, после их рассмотрения председателем комитета и после получения соответствующей резолюции – заместителям председателя и исполнителям;

5) ввод в электронную базу данных комитета информации о ходе и результатах исполнения служебных документов;

6) осуществление контроля за правильностью оформления служебных

документов, представляемых на подпись председателю комитета;

7) лингвистическая экспертиза нормативных правовых актов, служебных документов, подготавливаемых комитетом, на предмет соответствия написания правилам русского языка;

8) осуществление контроля за исполнением постановлений и распоряжений Правительства Ставропольского края, Губернатора Ставропольского края, поручений, данных первым заместителем председателя Правительства Ставропольского края, заместителями председателя Правительства Ставропольского края, председателем комитета по служебным документам, в установленный срок;

9) обобщение сведений о ходе и результатах исполнения служебных документов;

10) осуществление приема и передачи служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в комитете;

11) организация проведения телефонных переговоров председателя комитета, запись, в случае отсутствия, полученной информации и доведение ее содержания до сведения председателя комитета, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (факс), телефонограмм, а также своевременное доведение до сведения председателя комитета информации, полученной по каналам связи;

12) предоставление краткой справки звонящим по интересующим вопросам функционирования комитета; 2

13) организация приема граждан;

14) осуществление электронной регистрации исходящей корреспонденции комитета; оформление и отправка исходящей корреспонденции по адресам;

15) обеспечение качественного и своевременного контроля, связанного с учётом и организацией рассмотрения письменных и устных обращений, поступивших в комитет;

16) осуществление подготовки личного приема граждан председателем комитета и его заместителями;

17) участие в подготовке еженедельных совещаний у председателя комитета, ведение протокола;

18) подготовка еженедельной сводно-аналитической информации о проделанной работе комитетом и о планах на следующую неделю;

19) организация взаимодействия комитета со средствами массовой информации, участие в подготовке выступлений председателя комитета в средствах массовой информации;

20) подготовка графиков рабочего дня председателя комитета;

21) организация проведения рабочих встреч, протокольных мероприятий, командировок председателя комитета;

22) подготовка ежемесячного сетевого графика основных мероприятий, проводимых с участием председателя комитета, его заместителей, составление еженедельного перечня приглашений председателя комитета, его заместителей на различные мероприятия;

23) доведение до сведения председателя комитета информации по вопросам комитета;

24) осуществление ежедневной доставки документов, отписанных в адрес комитета Губернатором Ставропольского края и заместителями председателя Правительства Ставропольского края, а также осуществление доставки в Правительство Ставропольского края исполненных документов;

25) осуществление взаимодействия со структурными подразделениями аппарата Правительства Ставропольского края, аппарата Думы Ставропольского края по вопросам обеспечения деятельности комитета;

26) выполнение копирования и оперативного тиражирования служебных документов;

27) совместно с руководителями структурных подразделений комитета разработка номенклатуры дел комитета;

28) организация проведения работы по экспертизе научной и практической ценности архивных документов комитета и участие в работе экспертной комиссии комитета по определению ценности документов.

29) осуществляет формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством;

30) обеспечение хранения дел и оперативного использования служебных документов;

31) организация работы по рассмотрению обращений граждан, организаций по вопросам, входящим в компетенцию комитета;

32) разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов

работы со служебными документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

33) проведение учебы и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

34) проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях комитета и подведомственных организациях;

35) организация рабочих мест, в том числе автоматизированных, условий труда сотрудников отдела;

36) работа с информационно-аналитическими системами, обеспечивающими сбор, обработку, хранение и анализ данных; с системами управления электронными архивами; с системами информационной безопасности;

37) выполнение иных обязанностей по поручению председателя комитета.